11月14日，总务处处长陈定友召集所属各中心负责人会议，传达11月13日学校安全工作会议精神，并分别与各中心负责人签订了《华中科技大学武昌分校总务处安全管理责任书》和《华中科技大学武昌分校总务处消防安全责任书》。
陈处长针对学校安全工作存在的问题分析了总务处各部门做好安全防范工作的重点，并提出了要求：一是各部门加大管理力度，宿管中心要加强女生公寓的管理，配合辅导员利用晚点名的时间对学生进行安全防范的宣传教育；二是快速反应机制灵敏，值班人员要坚守岗位，保持值班电话畅通，随时接听；三是严禁使用大功率电器；四是做好宣传，增强学生贵重物品妥善保管的意识；五是教育员工防止电话、短信诈骗；六是11月15日至12月15日校园安全消防月活动期间，对学生公寓进行重点检查。
会上，陈处长与所属各中心签订安全管理责任书和消防安全责任书。责任书要求各中心要强化安全管理，制定切实可行的安全工作方案、消防安全工作计划和应急突发事件处置预案，健全内部安全组织和工作制度，定人、定责并抓好工作落实，积极配合公安机关和保卫处抓好校内的安全防范和消防安全工作；各中心要认真开展法制宣传工作，提高员工的知法、守法和防范意识，积极预防内部职工犯罪，严防内盗案件的发生；宿管、水电、车队要建立24小时值班制度，每个月将值班表交总务处汇总后报学校保卫处备案，节假日期间要有专人值班；各单位要加强消防安全操作培训，组织本单位实施防火检查和火灾隐患整改工作，重点部位须每日进行防火检查并做好记录；要组织实施对本单位消防设施、灭火器材和消防安全标志的维护、保养，确保其完好有效，确保疏散通道和安全出口畅通，每月对其检查不少于2次，重点对违规使用大功率电器及乱拉乱接电线现象进行检查，学生宿舍内严禁明火烧物、蜡烛照明及违规使用热得快等大功率电器。责任书明确指出，对安全制度不落实，管理不到位，措施不得当而导致安全事故的，一切损失均由当事人、相关责任人和本单位承担和赔偿，并对当事人和相关责任人进行纪律处分，情节严重者将追究其法律责任。安全责任书的签订为服务保障工作构建了一张整体的安全防护网，对维护校园安全稳定起到了积极促进作用。
会后，各中心随即召开员工会议，宣传动员，增强员工的安全防范意识，布置安全工作计划，加强安全检查和整改。