3月1日，离学校开学还有四天，金国杰副校长召集总务处各部门负责人会议，总结寒假期间总务处的各项保障服务工作，部署开学前的各项准备工作。
会上，总务处各部门负责人简要汇报了假期各项保障工作完成情况，一是完成杨泗港快速通道青菱段工程动工的前期衔接工作，与开发方现场核对了撤迁区域的树木、绿化带、标志性建筑等；二是做好铲雪除冰、保校园道路畅通，消除安全隐患工作；三是假期全校水管冻破六处，都及时安排水工进行了抢修；四是假期水电保障、车辆保障、宿舍管理值班运转正常，未发生安全责任事故。
金国杰副校长指出：水电保障、环境卫生、道路畅通、车辆保障以及宿舍管理工作都很重要，各部门要增强服务意识，广泛征求师生对各项工作的意见和建议，改进服务方式，提高服务水平。
金国杰副校长还对开学前的工作进行了具体部署。
一是4日前全校卫生保洁工作到位，总务处组织由常务副处长黄日新带队、由各部门负责人组成的检查组，按合同规定的评分标准对全校所有部位的卫生统一进行检查评分，要求检查组坚持实事求是的原则，不纵容、不包庇、不刁难、不随意，将检查结果于4日下午报校领导。
二是6日前将全校所有水电设施设备检查一遍，保证供电供水设施设备安全、消除安全隐患，特别是要完成快速通道工程工地上的水电设施、管网布局、高压电缆等的统计核查，做好区分标识，拿出补偿方案；密切关注因施工破坏的设施设备，督促施工方及时予以恢复。
三是积极支持和配合杨泗港快速通道青菱段工程施工，宿管中心做好宣传，教育学生注意安全，不要随意进出施工场地。
四是车管中心做好车辆的车况和卫生检查，保障新学期开学班车和公务用车的需要。
五是办公室做好考核和事务性工作的协调，并协助校园管理中心完成拆迁区域绿化、保洁范围的统计核减工作。
随后，总务处常务副处长黄日新主持召开会议，根据金国杰副校长部署的工作任务提出要求：
一是维修工作要及时，必要时可以安排人员加班抢修，事后补休。
二是请陆洪副处长督促施工方尽早将杨泗港快速通道青菱段工程施工的宣传标语贴到醒目位置，让学校师生知晓和理解。
三是宿管中心做好学生公寓的安全保障，值班员要擦亮眼睛、提高警惕，做好宣传教育工作，对施工队进场后的噪音、灰尘和出行不便请学生理解。
四是校园管理中心督促保洁公司现场负责人做好校园卫生；洒水车随时待命，由校园管理中心直接调派。
五是3月4日9：00开始卫生检查，办公室做好考核标准的准备，并提前通知检查小组成员。
根据会议的安排和要求，3月4日检查组依据合同规定的考核标准于对全校的卫生保洁工作进行了检查，检查结果保洁公司综合得分77.37分，并按合同规定对保洁公司进行了扣减保洁综合服务费的处理。
