9月12日，总务处常务副处长黄日新主持召开各部门负责人会议，布置迎新工作。
黄处长首先传达了学校迎新工作安排，重点强调了总务处需要完成的工作内容，并进行了详细部署，要求各部门通力配合，确保迎新工作圆满完成。
会上各中心负责人就各自分管的工作进行了发言。
校园管理中心为保证迎新期间校园的整体环境卫生，要求保洁部门提前做好学校外围环境、宿舍楼卫生清扫及迎新现场的保洁工作。由于开学人流集中，垃圾量大，迎新期间加派保洁人员，加强卫生保障，保证校园环境的洁净有序。同时，迎新现场分区域设置流动保洁组，增加保洁班次、加班加点随时进行迎新现场环境保洁。
水电管理服务中心为确保新生入住学生公寓，统一部署，提前做好校园基础设施的修缮和设备的维修，安排维修人员分区域加强巡视，专人专管，加班加点及时完成开学期间的各类报修服务。做好迎新现场的供电、器材和桌椅配备，重点做好校内7个迎新点的布电及通讯保障。
综合办公室继续负责在武昌火车站、傅加坡汽车站设立迎新点，为新生和家长提供接站、咨询和指导服务。
为了确保行车安全，车辆管理服务中心对全部车辆进行了检修，迎新期间合理安排调度车辆，配合学校各个部门，确保新生及家长安全、快速抵达学校。
常务副处长黄日新强调，迎新工作是展现学校风貌的第一站，希望大家用热情周到的服务、高效细致的工作来迎接来自全国的4000多名2019级新生，确保迎新工作圆满完成。
